Ako archivovať?

0

Či už archivujete z vlastného rozhodnutia, alebo pretože vám to ukladá zákon, môžete si vybrať z naozaj širokej ponuky archivačných produktov. Tie vyhovejú nie len zákonným požiadavkám, ale i vašim osobným. Tak, aby ste mali všetky dokumenty pohodlne a prehľadne uložené.

Z čoho si môžete vybrať?

Zakladače, dosky a rýchloviazače, obaly, archivačné systémy, rozlišovače, závesné systémy, aktovky, triediace knihy. Zoznam je naozaj široký a každá položka sa používa na niečo iné.

Tak napr. dosky a rýchloviazače sa používajú na založenie malého množstva dokumentov a práca s nimi je naozaj jednoduchá. Triediace knihy sú zas zviazané tak, že farebne odlišujú vždy časť papierov vo väzbe. Preto sú určené pre také použitie, kedy potrebujete mať informácie v knihe na jednom mieste, avšak zreteľne odlíšené.

K tomu istému slúžia rozlišovače. Farebne oddeľujú jednu časť dokumentu od druhej.  Ak vyžadujete naozaj rýchlu a pohodlnú manipuláciu s dokumentami, ktoré potrebujete mať vždy poruke, určite vás nesklamú závesné dosky. Tie zavesíte do zásobníku a potom ich hravo vyberáte vždy, keď ich potrebujete. Papierové závesné dosky sa vyrábajú v rôznych farbách, vďaka čomu môžete rozlišovať rôzne druhy dokumentov.

O aktovkách nám toho veľa napovedá ich názov. Áno ide o uzatvárateľnú plastovú aktovku. Do tej si uložíte dokumenty vždy vtedy, keď si ich potrebujete vziať niekam so sebou. Ideálne sa preto hodia vtedy, keď idete s dokumentami na schôdzku.

Najpopulárnejší pomocník

Zakladače sú snáď tá najväčšia archivačná stálica. Kto nemá doma aspoň jeden a v práci hneď niekoľko? Tak ako široké je ich použitie, naozaj široký je aj ich výber.

Začnime materiálom. Zakladače, alebo šanóny, môžu byť papierové, alebo plastové. Tie papierové sú z hľadiska likvidácie prívetivejšie k životnému prostrediu. Obe varianty sa vyrábajú v rôznych farbách.
Čo sa týka zakladacieho mechanizmu, zvoliť si môžete pákové, alebo krúžkové zakladače. Tie pákové väčšinou pojmú väčšie množstvo papierov. Krúžkové sa zas vyrábajú v dvojkrúžkovej a štvorkrúžkovej variante. Rozdiel veľký nie je, záleží skôr na osobných preferenciách užívateľa.

Archivačné krabice

Aj v prípade archivačných krabíc si môžete vybrať medzi papierovým a plastovým prevedením. Archivačné krabice sú určené pre archiváciu v dlhšom časovom horizonte. Nepredpokladá sa, že by ste v nich hľadali príliš často.

Vyrábajú sa v rôznych veľkostiach a zvoliť môžete uskladnenie jednotlivej krabice, alebo sa dajú uložiť menšie krabice do väčšej, napr. po piatich kusoch.

Plastové archivačné krabice, alebo tiež úložné boxy majú tu výhodu, že zabraňujú prenikanie vlhkosti, či prípadne priamo vniknutí vody do dokumentov. Ich nevýhodou je však, ako bolo spomínané vyššie, ekologická záťaž pri likvidácii.

Ako archivovať zákonom stanovené dokumenty?

Viete aké sú lehoty pre archiváciu rôznych druhov dokumentov? Daňové doklady musíte archivovať  10 rokov. Tak tiež aj účtovnú závierku a výročnú správu firmy. Ostatné účtovné doklady, ako napr. účtové knihy alebo záznamy, 5 rokov.

Čo sa týka personálnych dokladov, lehoty sú rôznorodé. Rovnopisy evidenčných listov sa uchovávajú 3 roky, zoznam spoločníkov a ďalších členov orgánov spoločnosti 6 rokov. Naozaj dlhá lehota, 30 rokov, je u mzdových listov a u údajov potrebných pre účely dôchodkového poistenia.

Archivácia nie je nič zložitého, ale je potreba byť poriadny a na jej začiatku si určiť systém, na základe ktorého dokumenty roztriedite. Vďaka tomu požadovaný dokument nájdete aj dlho po tom, čo ste ho založili.

Zdroj: PR

Share.

O autorovi

Komentuj